Mail merge adalah salah satu fasilitas dari Microsoft Word untuk membuat surat masal. Apa saja yang bisa dikerjakan dengan mail merge..?? sebenarnya banyak pekerjaan yang membutuhkan fasilitas ini, sebagai contoh paling mudah yaitu surat undangan yang akan disebarkan kepada sejumlah orang atau laporan hasil belajar yang dibagikan kepada sejumlah siswa, serta hal-hal lain yang tentunya membutuhkan perubahan isi data pada laporan atau surat sesuai orang yang akan menerimanya.
Bagaimana cara menggunakan mail merge ikuti tutorial sederhana berikut ini dan silahkan dicoba serta dikembangkan sesuai kebutuhan anda. Dua hal yang perlu dipersiapkan :
1. Data source
2. Dokumen Induk
Dokumen induk merupakan data utama berisi informasi dan isi surat atau laporan yang akan di bagikan kepada sejumlah orang. Format dan informasi dalam dokumen induk bersifat tetap dan tidak berubah-ubah sehingga informasi yang disampaikan memiliki bentuk yang sama antara satu dengan lainnya tetapi berbeda nama penerimanya. Data Sources merupakan kumpulan data serta informasi yang akan ditempatkan atau disisipkan dalam surat atau laporan tersebut. Data sources memuat informasi data yang dibutuhkan untuk melengkapi form surat atau laporan yang disimpan dalam tabel dan setiap data harus dilengkapi dengan field (judul kolomnya). Field ini berfungsi sebagai kunci untuk membaca data apa yang ada dalamnya sesuai judul yang dibuat.
Langsung saja praktik membuat laporan hasil belajar siswa, ikuti langkah berikut :
1. Buka program aplikasi Microsoft Word (dalam artikel ini saya menggunakan Microsoft word 2007 sesuai dengan judul posting )
2. Buat tabel dengan jumlah 9 kolom dan 11 baris klik menu Insert >> Table >> Insert Table masukkan Nubers of columns 11 dan numbers of rows 9, beri judul kolom (field) dan data seperti gambar berikut ini :
kemudian simpan dengan nama db_nilai_siswa (buat folder baru dan berinama “Latihan” untuk mempermudah pencarian latihan ini)
3. Close file “db_nilai_siswa”
4. Langkah pertama kita membuat “data source” sudah jadi.
Langkah kedua membuat form untuk Dokumen Induk, ikuti langkah berikut :
Langkah kedua membuat form untuk Dokumen Induk, ikuti langkah berikut :
1. Buka lembar kerja Microsoft word baru
2. Buat form dokumen induk seperti gambar berikut ini :
3. Jika dokumen induk sudah jadi simpan dengan nama “form_nilai_siswa” dalam folder yang tadi.
4. Masih dalam tampilan dokumen induk klik menu Mailings >> klik ikon Start Mail Merge >> pilih dan Klik Letters lihat gabar berikut :
sehingga muncul kotak dialog Select Data Source seperti gambar di bawah ini.
6. Klik Computer >> pilih drive dan folder tempat menyimpan data source ( db_nilai_siswa ) >> klik / double klik file db_nilai_siswa >> Open
Sekarang form Dokumen induk sudah terhubung dengan data sumber db_nilai_siswa.
7. Letakkan kursor pada bagian kemudian klik icon Insert Merge Filed >> pilih dan klik filed NIS sehingga akan muncul kode <<NIS>>. Lihat bambar berkut :
Lakukan dengan cara yang sama untuk semua data sesuai pada tempatnya. Jika sudah selesai maka akan menjadi seperi gambar di bawah ini :
Tampilan jadinya untuk record ke 3 dari data source seperti di bawah ini :
Keterangan :
1. Untuk melihat hasilnya Klik Preview Result
2. Untuk mencari data sesuai nomor urut yang diinginkan masukan angka pada kolom Go to Record >> tekan Enter
Selamat belajar dan semoga bermanfaat…
Cara mencetak mail merge tunggu pada posting berikutnya….
File name: Tutorial Mail Merge Microsoft Word 2007.pdf
File size:1.22 MB
